Faire aussi bien en payant moins cher. Cette phrase simple résume l’aspiration de tout entrepreneur et offre une introduction idéale à la notion d’optimisation des coûts. En effet, l’optimisation des coûts cherche à diminuer les coûts de l’entreprise en maximisant sa valeur et l’efficacité des processus opérationnels. Mais comment arriver à ce résultat ? Par quels moyens votre entreprise peut-elle réduire ses coûts sans porter atteinte à la qualité de ses prestations ? Ci-dessous des éléments de réponse.
- Réaliser une étude interne et un bench-marking sectoriel de votre entreprise
L’optimisation des coûts recherche l’efficience. Il ne s’agit pas de prendre des décisions drastiques pour réduire les coûts mais de s’assurer de bien connaître son activité et son secteur afin de capitaliser sur les économies tactiques. L’analyse comparative de la structure des coûts avec celles d’entreprises similaires à la vôtre est donc nécessaire. Il convient, en outre, de faire une analyse diagnostique des coûts de votre entreprise pour déterminer les niches à exploiter.
- Analyser la possibilité de rendre variable vos charges fixes
L’étude comparative et interne de votre entreprise vous aura donné une connaissance des charges de celles-ci. Vous aurez ainsi constaté des charges inchangées quel que soit le niveau d’activité : ce sont les charges fixes. Or, une entreprise performante est une entreprise qui peut résister aux aléas de son activité. Il faudra donc vous attacher à transformer ces charges fixes en charges variables.
- Assurer un suivi rigoureux des dépenses par la mise en place d’un budget d'exploitation et de tableaux de bord
Concevoir un budget d’exploitation vous permettra d’avoir une idée précise de l’adéquation des dépenses de votre entreprise avec ses objectifs de performance. Il faudra aussi implémenter des tableaux de bord de suivi des performances pour intégrer la performance dans les mœurs de votre entreprise.
- Bien choisir vos prestataires de services et maîtriser leur nombre
Il s’agit d’une stratégie éprouvée pour réduire ses coûts tout en conservant une bonne qualité de services. Vous devrez implémenter dans votre entreprise, une procédure de choix des prestataires tenant compte de plusieurs critères notamment le rapport qualité/coût. Il faudra, en plus, limiter au maximum le nombre de fournisseurs d’un même service pour assurer l’uniformité de la qualité des services et des économies sur les coûts.
- Améliorer votre politique de gestion des stocks
« Plus une entreprise possède de stocks, moins elle aura ce dont elle a besoin. ». Cette citation de l’homme d’affaires japonais Taiichi ÔNO (1912–1990), créateur du système de production révolutionnaire de TOYOTA, traduit l’essence de la gestion de stocks. Un stock trop important entraîne des dépenses. Il faudra donc veiller à avoir une quantité à même de satisfaire la demande sans excès.
- Renforcer la fonction informatique de votre entreprise
Les technologies de l’information sont d’autres sources d’économies à explorer. En informatisant les tâches manuelles et répétitives dans votre entreprise, vous vous garantissez un gain de temps et de ressources considérable qui peut être employé à de meilleures fins.
Vous savez maintenant comment implémenter une politique d’optimisation des coûts dans votre entreprise. Et si vous avez besoin d’appui, n’hésitez pas à prendre contact avec votre expert-conseil en optimisation des coûts.
Constance GBAMELE
Expert-comptable stagiaire